更新した文書 そのまま保存する方法 更新した文書別物として保存する方法 上書き保存とは 名前を付けて保存とは 上書き保存のキー操作 やり方

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Wordで文書を更新したとき、修正した時の保存方法

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Wordで作成した後保存した文書を手直ししたときは、更新した文書をそのまま保存したり、別の名前で新たに保存することもできます。

 

それぞれの保存方法について紹介します。

 

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「WORD」ソフトのファイルメニューをクリックすると『上書き保存』と『名前を付けて保存』という2つの保存方法が表示されています。

 

作成した文書を初めて保存するときには、どちらを選んでも、『名前を付けて保存』画面が表示されます。

 

ツールバーの『上書き保存』ボタンをクリックしても同じです。

 

けれども、いったん保存した文書を開いて手直ししたときには、目的に応じて保存方法を選択することができます。

 

上書き保存

文書を手直しして『上書き保存』を選ぶと、元の文書は上書きされてなくなってしまいます。

 

通常、文書を更新して保存したいときには、この方法を使います。
パソコンは急に不調になり、作成中のデータが失われる可能性もあると心得、保存はマメに行うよう心掛けましょう。

 

名前を付けて保存

一方、元の文書はそのまま残し、手直しした文書を新たに保存したいときには『名前を付けて保存』を選びます。

 

例えば、お知らせ文書の雛型を作って「お知らせ」というファイル名で保存します。

 

修正した文書をその都度「総会のお知らせ」「親睦会のお知らせ」…と名前を付けて保存すれば、元の文書をいくらでも使い回すことができて重宝します。

 

Wardで作成

 

保存の確認画面が表示されたら

保存した文書を手直しした後、保存するのを忘れて文書を閉じようとすると、「保存する」「保存しない」「キャンセル」の保存の確認画面が表示されます。

 

このとき『保存する』をクリックすると上書き保存されて画面が閉じ、元の文書は残りません。

 

元の文書を残したいときには『キャンセル』をクリックしていったん閉じるのを止め、名前を付けて保存します。

 

うっかり『保存しない』をクリックすると苦労して手直ししても何も反映されずに文書が閉じてしまうので注意しましょう。

 

なお、保存前の文書で確認画面が表示された場合は、『保存する』をクリックすると『名前を付けて保存』画面が表示されます。

 

この場合も『保存しない』をクリックすると作成した文書が何も残らず閉じてしまうので気を付けてください。

 

ちょっと豆知識

上書き保存は、ツールバーの『上書き保存』ボタンをクリックすると簡単です。

 

キー操作では、Ctrl + Sキー を押すと上書き保存できます。

 

 

 

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